#016: 의사 통보(Writing an Acceptance/Rejection Email)

지난 15편을 마지막으로 Grad School Life를 마무리하려고 했습니다. 딱히 머리에 떠오르는 좋은 소재가 없었거든요. 그런데 얼마 전에 'Rejection email' 어떻게 보냈냐는 질문을 받아서 짧게 acceptance/rejection email에 대해 쓰려고 합니다. Acceptance email은 대부분 쓰시게 되겠지만, rejection email 경우는 운이 좋아서 여러 군데 오퍼를 받은 경우에만 해당될 것 같습니다(축하드립니다!).

사실 제 경험상 Acceptance email은 전혀 문제가 되지 않습니다. PI 마음에 들었다면, 해당 PI가 계약서를 보내기 때문에, 계약서 확인 및 사인이 바로 acceptance가 되기 때문이죠. 이후 행정적이 절차 때문에 몇 번 연락을 더 주고받게 되고, 행정 관련해서 학과 담당자와도 연락을 주고받게 됩니다. 학교/학과별로 행정 속도가 천차만별이기 때문에 최악의 경우를 가정하고, 최대한 빠르게 진행하기를 추천드립니다. 특히, 학교 이메일 계정은 다양한 '인증' 용도로 사용되기 때문에 최우선 순위로 두고 진행하시면 되지 않을까 싶습니다. 

그럼 다들 고민하는 Rejection email. 
저는 Rejection email의 가장 중요한 점은 '신속'이라고 생각합니다. 최대한 빠르게 답장을 줘야, PI도 다음 후보자가 있다면 그 사람에게 기회를 줄 수 있고, 그들의 일을 진행시킬 수 있기 때문입니다. 대부분의 경우, PI 역시 rejection을 당하는 경험이 있기 때문에 익숙한 상황이라고 생각하면 마음 편하게 연락할 수 있지 않을까 싶습니다. 오히려 지지부지 끌다가 늦게 답을 주면 아무리 공손한(?) email을 써도 일단 안 좋은 인상을 주게 되는 것 같습니다. 저는 내용은 매우 간단하게 적었습니다. 

"만나서 좋았다, 나에게 기회를 줘서 정말 고맙다. 하지만, 내 관심사와 더 맞는 연구실에서 오퍼를 받게 되었고, 아쉽지만 난 그 연구실에서 일하기로 정했다. 연구 잘하길 기원하겠다."  

대략 이런 구조의 email을 보냈습니다. 너무 짧다 싶으면 여기에 본인의 인터뷰 때의 개인적인 이야기를 넣거나, 부가적인 내용을 첨부할 수 있을 것 같습니다. 저는 rejection email을 보냈던 두 교수님 모두 굉장히 친절해서, 서로의 성공을 기원해주는 걸로 마무리되었습니다. 아직 학회에서 이 두 교수님을 만날 기회는 없었는데, 만나면 어떨지...그래도 서로 각자 본인의 길을 가는 것이라고 생각하고 웃으면서 만나지 않을까요? :)

* Image source: www.freepik.com/photos/business">Business